こんにちは、2級ファイナンシャルプランニング技能士のオットです。
「これって経費にしていいのかな…？」
そう悩んだことがある個人事業主の方は多いのではないでしょうか。
経費になるかどうかの明確な基準はなく、一見難しそうに思えますが、一般的な考え方や判断基準はあります。それに則って経費の判断をすることで、経費計上の見落としを防ぐことができるでしょう。
見落としなく経費計上できているかどうかで納める税額に大きな差が生まれます。
この記事では、個人事業主が悩みがちな経費の判断について、基準と具体例を交えてわかりやすく解説していきます。事業に必要な支出を適切に経費計上するために、ぜひ最後までご覧ください！
これは経費になる？判断に迷わないための3つの基本ルール
まず大前提として、経費になる支出とは「事業に関係する支出」であることが条件です。
もう少し踏み込むと、「その支出を事業に使ったと根拠を持って説明できるか」がポイントになります。
経費として認められるための基本ルール
✅ 事業に関係がある支出であること
✅ 事業に使った割合の根拠が明確であること
✅ 証拠となる領収書や明細を残していること
これらを満たしていれば、基本的には経費として認められます。
スマホ・外食・旅行…これは経費にできる？悩みがちな支出の判断ポイント
ここからは、個人事業主が特に「これって経費になるの？」と悩みやすい支出を例に挙げて、具体的に解説していきます。これらをみていくことで、判断基準もより理解できることでしょう。
家賃や水道光熱費、ガソリン代など
家庭と事業の両方で使用する支出は「家事按分」によって事業分のみを経費にできます。
例えば自宅兼事務所で仕事をしている場合、面積や使用時間などを基に家賃などの一部を経費計上できます。この家事按分の割合については、明確な根拠を持って説明できなくてはいけません。
家事按分については以下の記事をご覧ください。
簡単にまとめると「家庭でも使っているけれど、仕事でも使っているものは“事業分だけ”を経費にできる」ということです。
お菓子やウォーターサーバーなどの消耗品
来客対応用のお菓子やウォーターサーバー、オフィスの装飾品など、事業に関係していれば経費にできます。お菓子などについては、来客用として購入したが自分も少し消耗した場合もあると思います。しかし、この程度であれば全額経費にして問題ありません。 ただし、ウォーターサーバーのような自宅用と兼用している家具家電の場合、家事按分する方が無難です。
スマホやタブレット
業務で使用していれば経費計上可能です。ただし、プライベート利用と併用している場合は、業務使用分だけを経費にしましょう。使用時間などを目安に家事按分するのが一般的です。
外食にかかるお金
仕事関係の外食であれば経費にできます。例えば、
- 接待でクライアントと外食した
- 外食中に営業活動をした（名刺交換・プレゼンなど）
- 友人と今後の仕事の打ち合わせをした（議事録を残しておくと◎）
など、業務に関連していれば、自分の飲食代も含めて支払った費用を経費にできます。食事の目的が業務でなくても、食事のついでに営業や打ち合わせをした場合でも、経費計上可能です。
※家族の外食費は経費になりません。
※個人事業主は交際費の上限が定められていません。資本金の大きい会社は、一人当たりの交際費に上限が決まっています。
旅行
単なる家族旅行は経費になりませんが、業務行為が含まれていれば移動にかかる費用と宿泊費用は経費計上可能です。
例えば、
- 物販の仕入れ
- 撮影や取材（カメラマンやブロガーなど）
- 出張による打ち合わせ
こうした場合の旅行は、交通費や宿泊費は経費にできます。食事代は原則NGですが、前述の「外食が業務に関係する場合」は旅行中でも食事代が経費になります。
サブスク代
業務に関連するサブスクは経費計上可能です。たとえば、
- 音楽系サブスクを店舗でBGMとして流している
- Adobeなどの業務用ソフトを使用している
といったケースでは、業務で使っている割合分だけ経費にできます（これも家事按分）。
衣類
作業着や制服のように「仕事用」と明確に分かる衣類は経費になります。
一方、普段着やスーツは業務に使っていても原則経費にできません。
娯楽関連（ゴルフ・釣りなど）
クライアントとの接待を目的としたゴルフや釣りなどの娯楽については、当日のゴルフ場代や釣り船代及びその交通費等は経費になります。
ただし、ゴルフクラブや釣り具などの「プライベートでも使える道具」は経費にならない場合が多いです。
贈答品
業務関係者へ渡す贈答品については、基本的に全て経費計上可能です。
ただ家族への贈答は認められないので、注意が必要です。
税務調査でも慌てない！経費計上で大切な3つの備え
経費計上で最も大切なのは、「その支出が事業に関係していたことを説明できるかどうか」です。
- 領収書やレシートの保管
- 家事按分の根拠（面積・使用時間など）
- 接待や打ち合わせの議事録やメモ
こういった記録を残しておくことで、いざ税務署に確認されたときにも落ち着いて対応できます。
経費に上限はある？税務署に疑われないための注意点
「この金額までしか経費にできない」という明確なルールはありません。
ただし、売上が同じぐらいの会社の平均的な経費と比べて、経費があまりにも高額（経費の総額でも、一項目の金額でも同様）な場合は、税務署から確認を受ける可能性があります。
でも心配はいりません。
不正ではなく、事業に必要な支出として根拠を持って説明できれば、特に問題になることはありません。
もし経費の割合や金額に不安がある場合は、税理士に相談するのが確実です。
経費の間違いはOKでも、売上のごまかしはNG！脱税とみなされるケースとは
経費については多少のミスがあっても、悪意がなければ重いペナルティを受けることはあまりありません。
しかし、売上の虚偽申告や未申告は別です。これは明確な「脱税」とみなされ、重い罰則が科されます。
節税は正しい知識のもとで行い、売上は絶対にごまかさないようにしましょう。
まとめ
✔ 経費にできるかどうかの判断は「事業に関係するかどうか」で決まる
✔ 家事按分や領収書の保管、使った理由を説明できることが大切
✔ 金額の上限はないが、不自然に高すぎる経費は要注意
✔ 経費にできるか不安な場合は、税理士に相談するのが確実！
経費を正しく理解して活用すれば、節税につながり、手元に残るお金が増えます。
ぜひこの記事を参考に、自信を持って経費の判断をしていきましょう！
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ではでは。。。
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